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| Zu neuen Ufern |
| Die Art, wie ein Unternehmen Wissensmanagement betreibt, ist Teil seines Erfolgs. So setzt IBM – statt wie bisher auf geschlossene Wikis, die nur den Mitgliedern einzelner Gruppen das entsprechende Wissen zur Verfügung stellen – nun auf eine Lösung, die alle Mitarbeiter am breit gefächerten Firmen-Know-how teilhaben lässt. |
| von Andreas R. Maier, Dr. Richard Heigl |
| KONZERNE WIE IBM |
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| MediaWiki im Einsatz: Bluepedia beruht auf derselben Software wie Wikipedia. |
haben bereits frühzeitig die Vorteile eines durchgängig organisierten und strukturierten Wissensmanagements für sich entdeckt. Entsprechend sind Wikis für die Verantwortlichen bei IBM auch kein neues Thema, im Gegenteil. Seit Jahren setzen die Mitarbeiter in den verschiedenen Projektteams des Konzerns erfolgreich auf das firmeninterne so genannte WikiCentral, das es erlaubt, sehr schnell ein Wiki für eine geschlossene Benutzergruppe einzurichten. Solche geschlossenen Lösungen realisieren jedoch nur in begrenzter Form alle Vorteile eines Wikis, denn es profitieren eben auch nur die Mitglieder der jeweiligen Gruppen von dem gemeinsamen Wissen. Gerade in den Unternehmen und dort insbesondere bei Anwendern wie Vorstand oder Forschung und Entwicklung besitzt ein solches Vorgehen durchaus seine Berechtigung, sichert es doch durch den eng begrenzten Benutzerkreis und in deutlicher Abgrenzung etwa zu Wikipedia die Geheimhaltung sensibler und für den weiteren Geschäftserfolg zentraler Inhalte vor Außenstehenden oder nicht berechtigten Mitarbeitern. Doch kann ein geschlossenes Wiki eben auch nicht dem gesamten Konzern das vorhandene und breit gestreute Wissen bereitstellen. Als Folge verzichtet das Unternehmen bei geschlossenen Lösungen auf ein wesentliches Erfolgsrezept von Wikis. Daher reifte bei der Deutschland-Tochter des Konzerns die Entscheidung, diese Lücke zu schließen und die verborgenen beziehungsweise verstreuten Wissensschätze allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Mit einer Enterprisefähigen Variante des MediaWiki-Produkts, das auch bei Wikipedia verwendet wird, bekam das Wissensmanagement des Unternehmens seitdem ein zusätzliches Standbein.
Technisch stets am Puls der Zeit gehört der IBM-Konzern zu den Marktteilnehmern, die mit ihren Produkten und Services maßgeblich zur Weiterentwicklung der IT beitragen. Der hohe Anteil an wissensbasierten und -intensiven Tätigkeiten benötigt für eine Fortsetzung dieser Erfolgsstory ein leicht zugängliches Knowhow inklusive dauerhafter Verfügbarkeit. So müssen etwa Vertriebsmitarbeiter und Service-Techniker beim Kunden vor Ort problemlos und schnell auf das erforderliche interne Know-how wie Handbücher, Produktinformationen oder zusätzliche Services zurückgreifen können, um bestehende Service Level Agreements einhalten oder bedarfsgerecht die optimale Lösung anbieten zu können. Für die Wettbewerbssituation von IBM ist daher das Management des bereits vorhandenen, aber auch jedes künftigen Wissens von fundamentaler Bedeutung. Schließlich entscheidet oftmals die Time-to-Market-Spanne und der damit verbundene Vorsprung vor dem Wettbewerb über das Wohl und Wehe eines Produkts oder einer Dienstleistung und damit auch die Refinanzierung einer monate- beziehungsweise jahrelangen Entwicklungsarbeit. Die Zielvorgabe für eine wissensbasierte Arbeit kann daher nur lauten, dieses Wissen nicht nur in strukturierter, sondern gleichfalls in möglichst einfach organisierter Weise den eigenen Mitarbeitern schnellstmöglich und standortunabhängig zur Verfügung zu stellen. Die bereits im Konzern eingesetzten, geschlossenen Wikis entsprachen jedoch nicht dieser Erwartung, standen sie doch nicht allen Angestellten uneingeschränkt zur Verfügung und ermöglichten nicht immer die bestmögliche Recherche, so dass bei der Deutschlandtochter von IBM über Alternativen nachgedacht wurde. |
| Messlatte Wikipedia |
| Entsprechend dieser Zielsetzung orientierte sich die unter der Leitung des IBM Distinguished Engineer Gunter Dueck im März 2007 zusammengestellte Projektgruppe am weltweit erfolgreichsten Wiki-Projekt, der Internet- Enzyklopädie Wikipedia. Schließlich sprachen bereits rein praktische Gründe für diesen Ansatz: Zum einen gibt es wohl nur wenige Internet-User, die für eine Recherche noch nie die Wikipedia-Seite besucht haben. Aufgrund dieses Bekanntheitsgrades und auch der einfachen Benutzerführung der Internetenzyklopädie war für die Verantwortlichen schnell klar, dass sich „Look and Feel“ der eigenen Lösung möglichst an dieser Erfolgsstory orientieren sollte. So garantierte der Einsatz eines Wikipedia-Äquivalents zusätzlich noch einen weitgehend barrierefreien Übergang zum eigenen projektierten Wiki und versprach aufgrund des Bekanntheitsgrades von Wikipedia zudem einen geringen Schulungsbedarf auf Seiten der Anwender. Die Herausforderung an dieser Stelle bestand jedoch darin, eine der Wikipedia verwandte Lösung zu finden, die die Bedürfnisse des Unternehmens abdeckte und sich gleichzeitig nicht zu weit vom erfolgreichen Modell unterschied. Denn Wikipedia ist nur in den wenigsten Fällen 1:1 auf die Bedürfnisse in Unternehmen zu übertragen. So fehlen beispielsweise Funktionen wie ein Workflow-Tool, mit dem etwa ein Fachreferent um seine Meinung gebeten werden kann, Wikibots zur Administration der Inhalte, eine Suche, die auch Anhänge erfasst oder Links zu Plattformen wie Lotus Notes. Diese werden aber erfahrungsgemäß gerade von Unternehmen mit ihren spezifischen Aufgaben und Sicherheitsanforderungen nachgefragt. Bei ihrer Recherche stieß das Team auf die Regensburger Hallo Welt! – Medienwerkstatt GmbH, die mit ihrem Produkt HalloWiki Sunrise eine MediaWiki-basierte und auf die Bedürfnisse der Unternehmen abgestimmte Lösung im Portfolio hat. Nach eingehender Prüfung der Wiki- Lösung entschieden sich die Verantwortlichen bei IBM zügig für diese MediaWiki-Variante und gingen in der Folge gemeinsam mit dem Regensburger Anbieter daran, das Basisprodukt auf die IBM-Bedürfnisse abzustimmen. Das Kernteam von zehn Mitarbeitern griff dabei auf die Beratungs- und Moderationskompetenz von Hallo Welt und dessen jahrelanges Know-how im Wissensmanagement zurück. |
| In nur vier Monaten zum Ergebnis |
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| Autor: ANDREAS R. MAIER, Senior Technical Staff Member für Systems Management Architecture & Design, IBM Deutschland Entwicklung GmbH, Böblingen |
Mit dem Startschuss des Projekts gehörte als Konsequenz dieses Ansatzes die wöchentliche Telefonkonferenz zum zentralen Anliegen aller Beteiligten. Ziel war es, die Benutzung des Wikis so weit wie möglich zu vereinfachen, indem beispielsweise Vorlagen und ein benutzergerechtes Hilfesystem entwickelt wurden. Das Hilfesystem sollte das Wiki selbsterklärend machen, sodass die bei einer Wiki-Implementierung generell zu empfehlende, jedoch bei einem solch großen Konzern nur mit erheblichen Kosten zu realisierende Kick-off- Veranstaltung ersetzt werden konnte. Zudem sollten in einem gegenseitigen Lernprozess möglichst viele der Bedürfnisse der Benutzer von Beginn an abgebildet und die seitens der Mitarbeiter erhoffte Integrationsleistung zwischen den verschiedenen Abteilungen wie etwa Marketing und Technik mit ihren unterschiedlichen Fachsprachen gewährleistet werden. Der Regensburger Projektpartner stellte dafür zwei Testumgebungen bereit. Auf diesen gehosteten Wiki-Umgebungen stand jeweils eine Wiki-Version in Deutsch und der Konzernsprache Englisch zur Verfügung. Aus Gründen der höheren Effektivität – ein schnelleres Erreichen einer kritischen Masse an Teilnehmern und Beiträgen – beschlossen die Teilnehmer jedoch, sich zu Beginn auf das deutschsprachige Wiki zu konzentrieren. Alle Aufgaben, Ziele und Wünsche wurden dabei vom Start weg auf den Diskussionsseiten des Wikis diskutiert und die Ergebnisse von Entscheidungen dokumentiert. In der Startphase konzentrierte sich das Team wie oben beschrieben auf die Bereitstellung einer effizienten Wiki-Infrastruktur mit intuitiv zu bedienender Startseite, einem integrierten Hilfesystem, Vorlagen und einem zentralen Themenportal sowie dem Artikel der Woche. Es wurden Mentoren für verschiedene Themen gefunden, die die Darstellung ihrer Themen auf dem Wiki in kleinen Untergruppen definieren sollten. Diese erste Projektphase wurde bereits nach vier Monaten mit der inoffiziellen Live-Schaltung des Wikis im Intranet beendet. Von diesem Zeitpunkt an nahmen bereits zahlreiche IBM-Mitarbeiter, durch Mund-zu- Mund-Propaganda auf das Wiki aufmerksam geworden, an der weiteren Entwicklung und den Diskussionen teil. Dazu gehörte nicht zuletzt der Arbeitstitel für das Wiki, der im Rahmen einer Abstimmung mit überwältigender Mehrheit auf Bluepedia fiel. Der Erfolg von Bluepedia übertraf von Beginn an alle vorher geäußerten Erwartungen. Bereits kurz nach der Ankündigung der offiziellen Eröffnung des internen Wikis durch die Geschäftsführung in Deutschland im September 2007 begannen die IBM-Mitarbeiter, ihr vorhandenes Wissen einzupflegen. In Spitzenzeiten werden wöchentlich bis zu 500 Beiträge beziehungsweise Änderungen in Bluepedia hinterlegt, sodass nach knapp zwei Monaten mehr als 3.700 deutsch- und 2.700 englischsprachige Einträge zu verzeichnen sind. |
| Wiki als Einstiegsportal ins Wissensmanagement |
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| Autor: DR. RICHARD HEIGL, Geschäftsführer der Hallo Welt! – Medienwerkstatt GmbH, Regensburg. |
Künftig kann Bluepedia von den Mitarbeitern als Einstiegsseite in allen Fragen rund um das konzernweite Wissensmanagement benutzt werden. Bluepedia als eine zentrale Wissensdatenbank und zentrale Anlaufstelle jedenfalls hat bereits jetzt den Beweis angetreten, dass sich mit einem moderationsgesteuerten Projekt und einem auf die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter abgestimmten Wiki die internen Prozesse optimieren lassen. So haben bereits einige IBM-Kunden die Erfahrungen bei der Installation und Moderation von Bluepedia nachgefragt und sind an einer Implementierung im eigenen Unternehmen interessiert. Die Erfolgsstory des Wikis als Träger des Wissensmanagements setzt sich fort und mit einer Enterprisefähigen MediaWiki-Variante wie dem HalloWiki Sunrise wird dieser Weg noch lange nicht an seinem Ende angelangt sein. |
| Anzahl der Nutzer |
| Reger Zuspruch: Von der inoffiziellen Live-Schaltung im Juli bis zum Jahresende im Dezember 2007 hat sich die Zahl der angemeldeten Benutzer, die Beiträge verfassen, fast verdreifacht. |
| Anzahl der Artikel |
| Umfangreicher Inhalt. Binnen Jahresfrist wurden über 3.700 deutschsprachige Artikel – in Spitzenzeiten bis zu 500 Beiträge pro Woche – von den IBM-Mitarbeitern in Bluepedia eingestellt. |
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 Stefan Girschner
Leitender Redakteur
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