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| Eine runde Sache |
| Im Geschäftsleben moderner Unternehmen spielt die professionelle Kommunikation eine wichtige Rolle. Die Wemag A. Ruland GmbH & Co. KG ist als mittelständischer Fachhändler mit drei Niederlassungen auf eine zuverlässige Kommunikationslösung angewiesen. Daher entschied sich die Wemag nach der Ablösung ihrer alten TK-Anlage für eine effiziente und homogene Unified- Communications-Lösung unter Microsoft Windows Server 2003. |
| von Jörn Kranich |
| IM SINNE |
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| Kabelgewirr ade: Drimalski-Geschäftsführer Jürgen H. Stroscher reduzierte den Administrationsaufwand der Wemag deutlich.
Bild: Drimalski & Partner |
einer hohen Kundenzufriedenheit müssen die Anfragen und Bestellungen für Werkzeuge, Maschinen oder Arbeitsschutz rasch und fehlerlos erledigt werden. Möglichst einfache Kommunikationsabläufe und eine permanente Erreichbarkeit der Mitarbeiter in den unterschiedlichen Niederlassungen sind unabdingbar. In dieser Beziehung sind die Wemag-Mitarbeiter vor allem mit dem Handling ihrer neuen Unified-Communications- Lösung OfficeMaster der Berliner Ferrari electronic AG hoch zufrieden. Denn durch die nahtlose Integration in den gewohnten Groupware- Client konnte jeder Mitarbeiter ohne Schulungsaufwand die Fax-, SMS- und CTI-Funktionen der Lösung sofort nutzen. Die Nutzer sind beispielsweise in der Lage, Faxnachrichten direkt im Client (in diesem Falle Microsoft Outlook) zu erstellen und zu versenden. In gleicher Weise können aus dem Client heraus durch die Eingabe einer Mobilfunknummer Kurznachrichten per SMS versendet oder empfangen werden. Besonders interessant für jene Mitarbeiter, die nicht durchgängig am Arbeitsplatz sind, ist die persönliche Voicemailbox, die jederzeit durch einen Mausklick oder via Fernabfrage abhörbar ist. Ein in Outlook integrierter Rückruf-Button ermöglicht die direkte Telefonverbindung zum Anrufer der Mailbox oder zu anderen Kontakten aus den Outlook-Adressbüchern mittels CTI-Outbound. |
| Hohe Ausfallsicherheit |
| Im Sinne einer zeitgemäßen, standortübergreifenden Kommunikationsinfrastruktur überzeugte OfficeMaster die Wemag jedoch nicht nur durch seinen Funktionsumfang. Auch bei der Ausfallsicherheit konnte die Berliner Lösung punkten. In der Vergangenheit hatte der Fachhändler mit Stammsitz in Fulda eine Unified-Messaging-Lösung seines TK-Anlagen-Herstellers im Einsatz. Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister Drimalski & Partner suchten die Verantwortlichen allerdings nach einer performanteren und zuverlässigeren Lösung, die Kommunikationsabläufe vereinfacht und Fax-, SMS-, Voicemail- und CTI-Outbound im Client zusammenführt, um so die Produktivität der Mitarbeiter steigern zu können. Schließlich erwies sich aus Sicht von Wemag-IT-Leiter Albert Maul und Drimalski-Geschäftsführer Jürgen H. Stroscher OfficeMaster als deutlich flexibler und preisgünstiger als die bisherige Lösung. Besonders zu schätzen wussten die beiden IT-Profis die einfache und nahtlose Integration in die Windows-2003-Serverarchitektur, sprich in das vorhandene Active Directory und die Microsoft- Exchange-Infrastruktur. Hinzu kam, dass die TK-Anlagen-Lösung an jedem Standort einen eigenen Server erforderte, der über eine CAPI-ISDN-Karte an die lokale TK-Anlage angeschlossen war. Dieses Konstrukt war nicht nur teuer, sondern auch wartungsintensiv, da die Administration nicht zentral erfolgen konnte. Das aber war eine Hauptanforderung an die neue ITK-Lösung von Wemag. |
| Problemlose ERP-Anbindung |
| Auch die Verknüpfung zur aktuellen ERP-Lösung Polynorm i/2 über einen LDP-Drucker gestaltete sich problemlos. Um den Belegverkehr sicher abzuwickeln, wird jetzt bei jeder Benutzersitzung ein zusätzlicher Faxdrucker eingebunden, über den der Belegversand abgewickelt wird. So funktioniert ein Versand auch ohne die Nutzung der Outlook- und Office-Funktionalitäten direkt aus der ERP-Software heraus. Dennoch erfolgt die Rückmeldung über den Versandstatus via Exchange. Alle Dokumente werden benutzerbezogen im Outlook-Postfach abgelegt. Damit hat Drimalski eine transparente und zuverlässige Lösung für die Ankopplung des Belegverkehrs geschaffen. |
| Leistungsfähige Unified Messaging Controller |
| Herzstück der Lösung ist der Office- Master Server, der über einen Client mit der Windows-2003-Terminalserverfarm kommuniziert. So werden die eingehenden Nachrichten wie Fax, SMS oder Voicemail in die Postfächer der Mitarbeiter geleitet. Ausgehende Mitteilungen werden aus dem Übergabepostfach des Servers abgeholt. Die Anbindung an die TK-Anlage erfolgt über das OfficeMaster Gate, das je nach Kommunikationsaufkommen mit bis zu 60 Leitungen ausgestattet werden kann. Das Gateway wird über eine Netzwerkverbindung an den Kommunikationsserver angeschlossen. Da die Stand-alone-Netzwerk-Lösung keinen Steckplatz im Rechner benötigt, lässt sich die Zahl der angeschlossenen Controller bei erhöhtem Kommunikationsbedarf jederzeit anpassen. Darüber hinaus eröffnet OfficeMaster Gate eine einfache Möglichkeit, das System im Cluster oder auf virtualisierten Servern (VMWare) zu betreiben. So garantiert Ferrari electronic eine hohe Ausfallsicherheit. |
| Niederlassungen problemlos einbinden |
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| Eine kleine Box übernimmt die Anbindung an das Telefonnetz: OfficeMaster Gate. |
Unter Nutzung der Netzwerkfähigkeit des Gateways hat Ferrari electronic eine Lösung entwickelt, die mit minimalem Administrationsaufwand die Anbindung von Niederlassungen oder Zweigstellen an das zentrale Unified- Messaging-System ermöglicht. Für das unternehmensweite Rollout wurde jede Niederlassung mit einem Office- Master Gate ausgestattet, das einerseits an die jeweilige TK-Anlage vor Ort gekoppelt wird und die andererseits via TCP/IP mit dem zentralen Kommunikationsserver verbunden ist. Ein- und ausgehende Nachrichten können so problemlos zwischen den unterschiedlichen Dependancen geroutet werden. Damit kann das Unternehmen Wemag in Fulda alle eingehenden Faxe zentral entgegennehmen, bearbeiten und die abgehenden Faxe wie gewohnt mit der Kennung der jeweiligen Filiale versehen lassen.
Der Autor JÖRN KRANICH ist Mitarbeiter der TEMA AG. |
| Ferrari electronic |
| Das Ur-Berliner Unternehmen mit Sitz in Teltow entwickelte Ende der 80er Jahre die erste intelligente Faxkarte in Deutschland und ist mit mehr als 20.000 realisierten Lösungen heute einer der führenden Hersteller von Unified- Communications-Lösungen für alle bekannten Mailsysteme. Die Produktfamilie OfficeMaster von Ferrari electronic umfasst Fax & SMS (Computer- Fax und Computer-SMS am Arbeitsplatz), Voicemail (interaktive Verarbeitung von Sprachnachrichten), IVR (Sprachvermittlung) und CTI (Computer Telephone Integration). Als Kommunikationsplattform dienen alle bekannten Mailoberflächen wie Microsoft Exchange Server, Lotus Notes/ Domino Server, Open-Xchange und Novell GroupWise. |
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 Stefan Girschner
Leitender Redakteur
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